[QUY ĐỊNH NỘI BỘ] Quy định sử dụng phần mềm QLVB&ĐH

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với tất cả công chức, viên chức (CCVC) đang công tác tại các phòng, ban, trung tâm trực thuộc Sở Nội vụ.
Điều 2. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
1. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) là một ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong cơ quan, đơn vị.
2. Phần mềm QLVB&ĐH được tích hợp chứng thư và chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp để xác định tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan đơn vị.
Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH để soạn thảo, lưu trữ các tài liệu, văn bản có tính mật, tối mật hoặc tuyệt mật.
2. Chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài khoản của người khác; cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập cho người khác.
3. Sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH gửi, phát tán văn bản, tài liệu có chứa mã độc, virus; trực tiếp hay gián tiếp tấn công vào Hệ thống QLVB&ĐH của Sở Nội vụ.
Điều 4. Tài liệu hướng dẫn
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH được Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông) biên soạn, cập nhật tại mục Trang tổng hợp > Hướng dẫn sử dụng (https://snv.ictlongan.vn/trang-tong-hop/hdsd)
Điều 5. Tên miền và tài khoản truy cập
1. Tên miền chung để truy cập Phần mềm QLVB&ĐH tại Sở Nội vụ là:
(https://snv.ictlongan.vn)
2. Định dạng tên tài khoản sử dụng trên Phần mềm QLVB&ĐH do Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông quy định và quản lý.
Điều 6. Định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm QLVB&ĐH
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử
Văn bản điện tử bao gồm văn bản điện tử có thể chỉnh sửa và văn bản điện tử không thể chỉnh sửa, có định dạng tệp dữ liệu được quy định như sau:
a) Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa nên sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .docx, .xlsx, .pptx để hạn chế các lỗi định dạng văn bản.
b) Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
c) Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tệp văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip), (.rar) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
3. Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên Phần mềm QLVB&ĐH không quá 100MB.

Chương II

QUẢN TRỊ PHẦN MỀM QLVB&ĐH
Điều 7. Quản lý tài khoản
1. Cấp mới tài khoản
Mỗi công chức làm việc tại các phòng, ban và viên chức làm việc tại các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở đều được cấp tài khoản sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH để trao đổi, xử lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Thu hồi tài khoản
Các phòng, ban, trung tâm trực thuộc có tài khoản không còn sử dụng do cá nhân nghỉ hưu, thay đổi vị trí việc làm, thôi việc,… phải làm văn bản đề nghị thu hồi gửi Văn phòng Sở để tổng hợp, thực hiện các thủ tục thu hồi theo đúng quy định.
3. Tạm khoá tài khoản
Tài khoản không có lịch sử truy cập trong vòng 30 ngày hoặc Sở Thông tin và Truyền thông rà soát phát hiện khả năng bị lộ, lọt thông tin sẽ bị tạm khoá.
4. Bảo mật và điều khoản sử dụng
a) CCVC được cấp tài khoản phải chủ động thay đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên và tự bảo mật tài khoản trong quá trình sử dụng; không được cung cấp dữ liệu trong phần mềm, cung cấp hoặc để lộ tài khoản cho người không có trách nhiệm biết.
b) Bắt buộc 100% CCVC được cấp tài khoản phải sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH của tỉnh để trao đổi, xử lý văn bản phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo lĩnh vực được phân công (ngoại trừ các văn bản có tính mật, tối mật, tuyệt mật) vì đây là một trong những tiêu chí lồng ghép vào bộ chỉ số đánh giá, xếp hạng mức độ chuyển đổi số và cải cách hành chính hằng năm của Sở.
Điều 8. Quản trị phần mềm
Văn phòng Sở làm đầu mối phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Cấp mới, thay đổi thông tin, thu hồi tài khoản khi các phòng, ban, trung tâm trực thuộc có sự thay đổi về vi trí việc làm.
2. Hướng dẫn CCVC khai thác và sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH đúng quy định.
4. Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thực hiện xử lý các tình huống khác.
Điều 9. Mật khẩu phần mềm QLVB&ĐH
1. Mật khẩu truy cập phần mềm phải có chứa ký tự đặc biệt (!@#$%^&*...), có chữ hoa, có chữ thường và số; độ dài tối thiểu của mật khẩu là 8 ký tự.
2. Sở khuyến cáo người dùng phần mềm thay đổi mật khẩu sau 03 tháng hoặc nghi ngờ tài khoản bị lộ lọt, mất an toàn thông tin. Tuyệt đối không sử dụng mật khẩu mặc định để sử dụng cho các lần đăng nhập tiếp theo.

Chương III

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN PHẦN MỀM
Điều 10. Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư đến của cơ quan, đơn vị khi nhận được văn bản điện tử hoặc văn bản giấy (khác văn bản mật, tối mật, tuyệt mật) phải thực hiện các bước sau:
Bước 1. Kiểm tra tính pháp lý của văn bản đến;
Bước 2. Tiếp nhận văn bản đến:
- Trường hợp văn bản đến bằng giấy: văn thư đến số hoá (scan màu văn bản) vào sổ và cấp số văn bản đến trên phần mềm.
- Trường hợp văn bản đến bằng điện tử: văn thư đến thực hiện tiếp nhận, vào sổ và cấp số văn bản đến trên phần mềm.
- Văn bản đến có một số duy nhất theo thứ tự từ thấp đến cao.
Bước 3. Chuyển lãnh đạo Văn phòng Sở qua Phần mềm QLVB&ĐH để kiểm tra, xem xét tiếp nhận văn bản.
Bước 4. Lãnh đạo Văn phòng Sở chuyển lãnh đạo Sở để phân phòng, ban, trung tâm xử lý văn bản.
Điều 11. Quy trình ban hành văn bản đi

Sơ đồ mô tả luồng di chuyển của văn bản đi
1. Văn bản đến không có nội dung phải thực hiện
CCVC được giao chủ trì văn bản chỉ cần bấm vào nút hoàn thành để kết thúc văn bản.
2. Văn bản đến có nội dung cần phải thực hiện
- CCVC được giao chủ trì văn bản lập dự thảo trên Phần mềm QLVB&ĐH, chuyển dự thảo cho lãnh đạo phòng, ban, trung tâm xem, chỉnh sửa văn bản trước khi chuyển, trình lãnh đạo ký.
- Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về thể thức, nội dung, lãnh đạo phòng, ban, trung tâm yêu cầu CCVC soạn thảo lại; người được giao chủ trì văn bản phải vào mục văn bản yêu cầu soạn thảo lại để sửa trực tiếp hoặc đính kèm file văn bản đã sửa để trình lại văn bản.
3. Trình ký văn bản
Người được giao kiểm tra về thể thức và nội dung của cơ quan có trách nhiệm xem, chỉnh sửa văn bản cho đến khi đạt yêu cầu trước khi trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị (Giám đốc, các Phó Giám đốc Sở; người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị) ký văn bản. Nếu văn bản trình ký chưa đạt yêu cầu, người có thẩm quyền ký có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản trước khi ký hoặc trả lại văn bản và yêu cầu soạn thảo lại. Quy trình soạn thảo lại văn bản, trình ký được thực hiện tương tự như ở khoản 2, Điều này.
4. Ký duyệt văn bản
Người ký văn bản có thẩm quyền xem, sửa, chuyển văn thư đi của cơ quan cho số, ký hiệu, ngày tháng và ký duyệt văn bản.
5. Phát hành văn bản
Văn thư đi có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi phát hành:
- Nếu phát hiện văn bản trình bày không đúng thể thức thì có quyền đề nghị người được giao chủ trì soạn thảo văn bản chỉnh sửa lại cho đúng thể thức và trình lãnh đạo ký lại.
- Những văn bản trình bày đúng thể thức, văn thư đóng dấu và gửi văn bản đến các tổ chức, cá nhân có liên quan theo đường trục liên thông giữa các Phần mềm QLVB&ĐH trong cơ quan nhà nước.
6. Văn bản đi không căn cứ từ văn bản đến, CCVC được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tạo dự thảo văn bản đi trên Phần mềm QLVB&ĐH, chuyển văn bản đến người quản lý trực tiếp xem xét, chỉnh sửa trước khi trình lãnh đạo ký duyệt để phát hành văn bản.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Các Trưởng phòng, ban, trung tâm trực thuộc Sở có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến toàn thể CCVC trong đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện nghiêm túc các nội dung trong quy định này. Giao Văn phòng Sở giúp Lãnh đạo Sở theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng Phần mềm QLVB&ĐH trong hoạt động của Sở Nội vụ.
Điều 13. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các đơn vị kịp thời báo cáo về Văn phòng Sở để tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.